Come organizzare le attività del tuo centro ippico con le procedure anti-stress

Se gestisci un centro ippico, difficilmente ti ritroverai ad annoiarti.

Hai solo l’imbarazzo della scelta per i ruoli da ricoprire e le attività da svolgere:

• amministrazione economica
• gestione di collaboratori e dipendenti (e se non ne hai, avrai sulle tue spalle una serie di attività pratiche)
• contabilità
• approvvigionamenti
• rapporti con professionisti (veterinario, maniscalco, commercialista, consulente del lavoro. etc. etc.)
• burocrazia
• relazioni con i soci
• aggiornamenti
• formazione (se sei anche l’istruttore del circolo)
• organizzazione trasferte
• gestione dei cavalli
• etc. etc.

Se non hai un buon sistema di organizzazione rischi di trasformarti nell’Uomo Ragno e trovarti a saltare da un’attività all’altra alla velocità della luce.

La conseguenza? Tanto stress e la certezza di trascurare qualcosa di importante.
E sai qual’è il ruolo più trascurato?
Fare l’imprenditore del tuo centro ippico.

Ma affrontiamo una cosa alla volta.
Iniziamo a ridurre la quantità di tempo ed energia dedicata alle attività della scuderia mettendo un po’ di ordine nella loro organizzazione.

E qui entrano in gioco le procedure, uno strumento utile per organizzare le attività che vengono ripetute più volte nel tempo, sia che si tratti di semplici routine che di processi molto articolati, dall’ingresso di un nuovo cavallo in scuderia all’organizzazione di uno stage, dalla preparazione di una trasferta all’organizzazione di un concorso ippico, dagli interventi da fare in urgenza per un cavallo che sta male a un sistema per rintracciare nuovi allievi per il pony club.
Praticamente la lista non ha limiti.

Attraverso la creazione della procedura trasformi una serie di azioni che normalmente fai in modo più o meno casuale in una procedimento ripetibile da te o da chiunque tu voglia delegare.

In fondo all’articolo troverai un pulsante per scaricare un documento dove ti spiego come creare passo dopo passo le procedure della tua scuderia

L’abitudine di lavorare a vista, confidando nella propria memoria e nello spirito di improvvisazione, è senza dubbio adrenalinico e, proprio per la scossa di energia che ti procura, ti puoi sentire persino più produttivo.
Ma, se ripetuta, a lungo andare questa abitudine alza il tuo livello di stress, fai sempre più fatica a concentrarti, di conseguenza trascuri qualche attività che ti troverai a fare in urgenza e così aumenta ancora di più lo stress.
Senza rendertene conto, ti ritrovi in un circolo vizioso dal quale non sai come uscire
(e te lo dice una che conosce bene il meccanismo perché ci sono rimasta intrappolata finché non ho cambiato metodo), tanto che puoi arrivare persino a pentirti di avere scelto questo lavoro.

Il problema di base è che nessuno mi aveva mai spiegato (e probabilmente se ti ritrovi in questa situazione neanche a te) come evitare questo inconveniente né come applicare un sistema imprenditoriale al mondo equestre. E, ancora meno, a focalizzarmi sul risultato economico della gestione della scuderia per ottimizzare la mia organizzazione.

Organizzando con le procedure il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori riduci i tempi di esecuzione e eviti dispersione di energia. Di conseguenza puoi aumentare la quantità delle attività pro-capite senza per questo appesantire il carico di lavoro e, valutando la nuova situazione, potresti accorgerti che stai pagando una persona senza averne l’effettiva necessità.

Ma, oltre ad agire sulla quantità, l’utilizzo delle procedure va ad incidere anche sulla qualità del lavoro riducendo errori e dimenticanze e, come se non bastasse, ecco altri vantaggi non meno importanti:

• diventa più semplice delegare
• rende i ruoli interscambiabili
• agevola l’inserimento di un nuovo collaboratore o di un nuovo dipendente
• evita di dovere ripetere sempre le stesse cose

A questo punto non ti rimane che scoprire come creare la procedura per il tuo centro ippico